La liste des documents dématérialisés de la copropriété, consultables sur un espace sécurisé en ligne, ainsi que le montant de la pénalité de retard pour défaut de transmission des pièces au conseil syndical par le syndic, ont été fixé par le gouvernement.

Les syndics professionnels doivent mettre en place un extranet, accès internet sécurisé, sauf décision contraire de l’assemblée générale, permettant aux copropriétaires de consulter les documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, ceci en application de la loi ALUR, depuis le 1er janvier 2015.

Le syndic ou le syndicat peuvent tout à fait compléter cette liste qui entre en vigueur à compter du 1er juillet 2020, laissant ainsi aux professionnels le temps de se mettre en conformité avec le texte.

1/ Documents mis à disposition de l’ensemble des copropriétaires :

• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes les modifiant s’ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les diagnostics techniques ;
• l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

2/ Documents mis à disposition des copropriétaires pris individuellement :

• son compte individuel arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ; le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• le montant de la part du fonds de travaux rattachée à son ou à ses lots lorsque le syndicat des copropriétaires dispose dudit fonds de travaux ;
• les avis d’appel de fonds qui lui ont été adressés sur les trois dernières années, à compter du 1er juillet 2020.

3/ Documents mis à disposition des seuls membres du conseil syndical :

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé générale des charges et produits de l’exercice échu ;
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés, ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours, ainsi que les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Le conseil syndical peut demander au syndic de prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la mission du syndic et, de manière générale, à l’administration de la copropriété. La loi ELAN prévoit des pénalités qui seront imputées sur les honoraires de base du syndic, au-delà d’un delai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical.